Нотаріальный переклад

Хто має право робити завірення перекладу в Україні

У багатьох західних країнах перекладачі проходять обов’язкову атестацію або отримують ліцензію, мають власну печатку, яка зареєстрована у відповідних органах юстиції. Перекладач ставить свою печатку на документ, і переклад визнається офіційним. Більш того, в деяких випадках перекладач має право засвідчувати вірність копії оригіналу документа!

В Україні ситуація зовсім інша! Перекладач не має ліцензії, не зобов’язаний проходити атестацію. Він може оформити статус ФОП з видом діяльності «переклади» і отримати печатку приватного підприємця. Після цього перекладач теж може зробити завірення перекладу своїм підписом і печаткою, але в більшості випадків такий завірений переклад не підходить.

Більш «прогресивною» формою завірення можна вважати печатку бюро перекладів (переклад фірмовий). У цьому випадку на перекладі, крім підпису перекладача, ставляться печатка і спеціальний штамп бюро перекладів з його контактами. Такі переклади приймають деякі посольства, митні органи, тощо.

Але практика показує, що в багатьох випадках потрібен переклад нотаріальний, тобто виконаний дипломованим перекладачем, а потім обов’язково завірений нотаріусом. Саме таку форму вимагає більшість інстанцій. Крім того, завірення відповідності копії оригіналу в Україні може робити тільки нотаріус!

В яких випадках потрібен переклад документів з нотаріальним завіренням

Чи потрібно, замовляючи переклад, нотаріальне завірення чи ні? На це питання немає однозначної відповіді, тому що все залежить від вимог тієї організації, в яку Ви надаєте документи. Практика показує, що ці вимоги можуть істотно відрізнятися! В одному випадку потрібен саме нотаріально завірений переклад, в іншому підійде завірення печаткою бюро перекладів, а іноді взагалі ніякого завірення не потрібно!

Вимоги кожної конкретної установи можуть відрізнятися! Тому, перед оформленням замовлення обов’язково зв’яжіться з інстанцією, для якої потрібно підготувати документи, і уточніть всі нюанси і правила оформлення документів!

Всі документи, що потребують нотаріального перекладу, можна розділити на 2 основні групи:

1. Документи, видані в Україні або країнах колишнього СРСР.
2. Іноземні документи.

Переклад та завірення документів, виданих в Україні

Найчастіше, оригінали таких документів видано українською або російською мовою.

Завірення перекладу у нотаріуса потрібно робити в таких ситуаціях:

1. Для надання в державні установи України документів, виданих не українською мовою.
2. В посольства або консульства іноземних держав при оформленні візи.
3. У різні установи за кордоном.

Нотаріальні переклади для візи і зарубіжних установ робляться зазвичай з дубляжем записів нотаріуса на іноземну мову, щоб закордонному чиновнику було зрозуміло, що саме нотаріус засвідчив переклад документів.

Але це справедливо не для всіх організацій. Наприклад, якщо Ви готуєте переклад з подвійним апостилем, дубляж штампа нотаріуса робити ні в якому разі не можна, інакше Вам просто не поставлять другий апостиль!

Нотаріальний переклад іноземних документів

Якщо необхідно підготувати документ, виданий в іншій країні, для офіційних установ в Україні (наприклад, нотаріальний переклад паспорта), Вам потрібно зробити переклад на українську мову з нотаріальним завіренням, тобто отримати нотаріально завірений переклад іноземного документа.

Після проведення процедури нотаріального завірення Ви сміливо можете вирушати в наші офіційні інстанції і подавати оформлений таким чином документ.

Зверніть увагу, що одночасне завірення перекладу і самого іноземного документа можливе, тільки якщо іноземний документ відповідним чином легалізований в тій країні, де він був отриманий!

Чи потрібно на оригінал або переклад ставити апостиль

Є головне правило, яке стосується абсолютно всіх випадків: уточнювати вимоги до оформлення документів в тій організації, куди Ви ці документи подаєте!

Це підтверджує наша багаторічна практика. Звичайно ж, наші фахівці підкажуть Вам, яким чином оформлювали документи клієнти зі схожим типом замовлення. Але вимоги постійно змінюються, і ця інформація може застаріти…

Тому, спочатку детально з’ясуйте правила підготовки документів, і тільки потім вже робіть замовлення!

Як відбувається процес нотаріального завірення перекладу

Для того, щоб зробити нотаріальний переклад документів, потрібні перекладач і нотаріус.

Перекладач повинен знати мову перекладу і підтвердити свої знання дипломом перекладача.

Нотаріус не зобов’язаний знати яку-небудь іноземну мову. Нотаріус може бути як державний, так і приватний – це не має ніякого значення.

Процес замовлення перекладу документів з нотаріальним завіренням включає наступні етапи:

1. Клієнт приносить документи для перекладу в нотаріальне бюро перекладів, яке співпрацює з нотаріусом.
2. Перекладач бюро виконує переклад документа і готує його для завірення перекладу (робить ксерокс оригіналу документа, зшиває переклад з ксероксом).
3. За попередньою домовленістю з нотаріусом в узгоджений час перекладач приходить до нотаріуса з уже готовим перекладом документа і своїм дипломом перекладача. Нотаріус перевіряє кваліфікацію перекладача, перекладач підписується при нотаріусі на перекладі, і потім нотаріус засвідчує підпис перекладача на перекладеному документі нотаріальною печаткою (робить нотаріальне завірення перекладу). Разом з цією дією робиться одночасно і нотаріальне завірення документів.
4. Бюро перекладів надає готовий нотаріальний переклад клієнту.

Зазвичай офіс нотаріуса розташований поруч з бюро перекладів. Це дозволяє робити нотаріальний переклад терміново, а також оперативно уточнити у нотаріуса нюанси завірення того чи іншого документа.

Варіанти завірення нотаріального перекладу

Існує 2 варіанти оформлення нотаріально завіреного перекладу:

1. Завірення справжності підпису перекладача (переклад підшивається до оригіналу або ксероксу документа). При цьому варіанті нотаріально посвідчується лише переклад, нотаріальне завірення копії оригіналу не робиться.

Варіант завірення нотаріального перекладу без завірення оригіналу використовується в таких випадках:

• оригінал документа відсутній в даний момент;
• оригінал не відповідає вимогам для нотаріального завірення документа;
• до перекладу потрібно прикріпити обов’язково оригінал, а не ксерокс;
• інстанція, куди потрібно надати нотаріально завірений переклад, не вимагає завірення самого документа.

Нотаріальний переклад документів такого типу замовляють для:

• РАЦС (зазвичай до перекладу підшивається оригінал);
• деяких інстанцій за кордоном (ксерокс підходить);
• посольств або консульств (оригінал забирають з перекладом);
• деяких українських інстанцій (важливий тільки офіційний переклад).

Часто посольства вимагають з перекладом скріпити оригінал довідки про несудимість. Довідка дійсна обмежений період, тому бажано замовляти її в останній момент підготовки документів.

Досить багато клієнтів замовляють такий тип перекладу на українську мову через неможливість нотаріально засвідчити іноземний документ. За правилами України, він повинен бути обов’язково легалізований в країні видачі документа.

Якщо країна входить в Гаазьку конвенцію, ставиться апостиль. Якщо не входить – документ легалізується спочатку в країні видачі, а потім в українському МЗС. І тільки потім можна робити переклад самого оригіналу.

2. Нотаріальне завірення копії документа та підпису перекладача в одній дії (переклад і нотаріальна копія документа складають одне ціле).

Переклад з нотаріальним завіренням перекладу і оригіналу використовується в таких випадках:

• оригінал документа в наявності і повністю відповідає всім вимогам;
• інстанція, куди потрібно надати нотаріальний переклад, в обов’язковому порядку вимагає завірення самого документа.

Переклад документів такого типу замовляють для:

• посольств або консульств іноземних країн;
• більшості іноземних інстанцій;
• українських інстанцій у випадках, коли оригінал повертається клієнту.

Це найпоширеніший тип завірення в нашому бюро перекладів, оскільки нотаріальне завірення оригіналу ніколи не завадить, а в більшості випадків стане у нагоді!

Вимоги до оригіналу документа при нотаріально завіреному перекладі

Для того, щоб разом із завіренням перекладу нотаріус засвідчив копію самого документа, повинні бути дотримані наступні вимоги:

1. В наявності повинен бути оригінал документа.
2. У документі має бути зазначено назву документа і організацію, що видала документ.
3. Документ повинен бути датований, підписаний і скріплений печаткою організації, що видала цей документ.
4. Документ повинен бути в гарному стані з чітким зображенням всієї інформації, підпису та печатки.
5. Якщо документ складається більше ніж з одного аркуша, він повинен бути прошитий та скріплений печаткою / підписом.
6. На документах, виданих державними органами іншої країни, повинен стояти штамп апостиля або легалізації.

Якщо ці вимоги не виконуються, на жаль, нотаріус не зможе нотаріально засвідчити оригінал. У цьому випадку Ви повинні уточнити в інстанції, в яку подаєте документи, чи приймуть вони нотаріальний переклад без завірення оригіналу.

Як правильно обрати бюро перекладів з нотаріальним завіренням

У Києві, та й в Україні в цілому, досить багато організацій, які роблять нотаріально завірений переклад документів. Але, на жаль, клієнт далеко не завжди отримує якісний результат.

Багато бюро перекладів «грішать» перекладом з Гуглу на швидку руку або, в кращому випадку, працюють з перекладачем «подешевше». Адже перевірити вірність перекладу звичайній людині складно…

Також грає роль робота нотаріуса. Часто у нотаріуса бувають виїзні угоди. Він може захворіти, бути дуже завантаженим і так далі. В результаті переклад готовий, а нотаріальне завірення затягується, терміни здачі замовлення зриваються…

Додатково бюро нотаріальних перекладів повинні мати можливість запропонувати послугу сканування документів, варіанти зручної доставки, постійно бути на зв’язку.

Обираючи бюро перекладів важливо з’ясувати такі моменти:

• чи зможе бюро перекладів перекласти з/на іноземну мову, яка Вам необхідна
• гарантує бюро терміни виконання замовлення чи ні
• попросіть бюро перекладів назвати суму замовлення, включаючи послуги нотаріуса
• важливо, щоб всі записи нотаріуса були продубльовані іноземною мовою
• чи будуть потрібні в процесі виконання замовлення оригінали Ваших документів
• чи зможе бюро перекладів відсканувати готові переклади і відправити Вам оригінали по експрес-поштою

Чи робить нотаріус переклад документів

Деякі клієнти намагаються звернутися до нотаріуса для того, щоб зробити нотаріальний переклад. На жаль, через специфіку діяльності нотаріуса переклади не є пріоритетом в його роботі.

Дуже часто у нотаріуса укладаються угоди по реєстрації рухомого і нерухомого майна, укладання договорів, оформлення різного роду заяв та доручень. Це все займає дуже багато часу і приносить основний дохід від нотаріальної діяльності в порівнянні з нотаріальним перекладом документів.

Крім того, щоб робити переклади, необхідно утримувати перекладача, коректора, редактора і ще займатися менеджментом всього цього процесу.

Тому, нотаріус працює в зв’язці з нотаріальним бюро перекладів, яке бере на себе весь процес підготовки документів до нотаріального перекладу. Завдання нотаріуса – лише зробити завірення перекладів і занести інформацію в книгу обліку операцій.

Чи можна завірити переклад у нотаріуса самотужки

Якщо Ви володієте знаннями будь-якої іноземної мови, маєте диплом про вищу освіту за спеціальністю «перекладач» і можете зробити переклад документа самостійно, теоретично Ви можете самостійно і завірити його у нотаріуса. Але для цього Вам необхідно всебічно підготуватися:

1. Домовитися з нотаріусом про час для завірення, який буде для нього зручним. На практиці цей час може бути перенесено або скасовано через тривалу угоду або необхідності в терміновому виїзді нотаріуса на угоду поза офісом.
2. Якщо потрібен дубляж записів нотаріуса на іноземну мову, необхідно заздалегідь його отримати, так як нотаріус не буде чекати, поки Ви на місці перекладете його штампи.
3. Мати з собою оригінал диплома за фахом «перекладач». Якщо у нотаріуса виникне сумнів в його достовірності, він має право відмовити і не зробити завірення перекладу.

Зазвичай нотаріуси роблять бюро перекладів істотну знижку, тому при прямому зверненні перекладача до нотаріуса вартість нотаріального перекладу стає сумірною з розцінками бюро перекладів, і сенс самостійного завірення перекладу у нотаріуса втрачається…

Що важливо перевірити, забираючи засвідчені переклади

Після того, як Ви отримали на руки нотаріальний переклад, не виходячи з офісу бюро перекладів перевірте наступне:

• правильність написання іноземною мовою всіх важливих для Вас термінів: ПІБ, назв і т.д.
• чи завірена копія документа нотаріусом (якщо така опція була включена в замовлення)
• наявність печатки та підпису нотаріуса на перекладі
• наявність підпису перекладача

Згідно із законом, у Вас є 14 днів на вирішення нюансів з перекладом. В цей термін бюро перекладів зобов’язане виправити недолік і надати Вам якісне нотаріальне завірення перекладу.

Поширені помилки при нотаріальному перекладі документів

Нотаріальний переклад потрібен досить часто і грає важливу роль в успішній видачі візи, вступу в закордонний ВНЗ і т.д. Ми постаралися зібрати всі поширені помилки і проблеми, які можуть у Вас виникнути:

1. Зроблено нотаріальне завірення перекладу, але при цьому не зроблено нотаріальне завірення документа (тобто до перекладу пришитий ксерокс документа без нотаріального завірення). Юридично це означає, що оригінал документа не підтверджений. А це може призвести до відмови в розгляді Ваших документів. Ми рекомендуємо для підстраховки завжди замовляти нотаріальне завірення документа і перекладу в одній дії або уточнити правила оформлення документів в тій інстанції, куди подаються документи.
2. До перекладу пришитий не оригінал, а ксерокс документа, навіть нотаріально завірений. У деяких випадках до перекладу потрібно пришивати саме оригінал (особливо часто це відноситься до перекладу довідки про несудимість).
3. Ксерокс документа зроблений неякісно. Деякі чиновники можуть до цього причепитися, і тоді Ваш нотаріальний переклад просто не приймуть!
4. Записи нотаріуса не продубльовані іноземною мовою. Іноземний чиновник може не зрозуміти, що переклад засвідчив нотаріус, а не хто-небудь інший. Тому ми практично завжди робимо нотаріальний переклад Київ з перекладом штампів нотаріуса (за винятком подвійного апостиля).
5. Завірення перекладу зроблено неправильно через неуважність. Іноді людський фактор призводить до того, що при завіренні перекладу перекладач або нотаріус забуває поставити підпис, вписують не ту дату завірення, вказують іншу мову і т.д. Краще перевірити ще раз всі ці дрібниці.
6. Некоректна транслітерація латиною ПІБ, назв. При перекладі ПІБ, назв міст, інстанцій і т.д. немає однакових правил. Крім того, 3 роки тому була дійсна одна транслітерація, зараз інша… Важливо дотримуватися транслітерації, наведеної в офіційних документах (закордонний паспорт, візова анкета, інші документи, котрі використовувалися раніше). Відповідно, в перекладі повинна бути однакова транслітерація.
7. Помилки в цифрах. Як не прикро про це говорити, проблема дуже поширена. Можуть бути неправильно вказані дати, номери. Це неуважність (або повна відсутність) коректора! Не полінуйтеся і звірте всі цифри. Береженого Бог береже!
8. І, звичайно ж, якість самого перекладу! Цю проблему перевірити відразу неможливо. Поганий переклад, зроблений студентом на підробітках, може призвести до тяжких наслідків… Тому, довірте виконання нотаріального перекладу перевіреному часом бюро перекладів з хорошими відгуками в Інтернеті!